Objectif du Groupe de Travail Montage, Gestion et Suivi de projet : améliorer et organiser la justification des contrats et des projets au sein de l’Université de Lorraine.
Actions réalisées: 2
- Réalisation d’un état des lieux sur l’ensemble du processus de justification des subventions (par un stagiaire IRA) allant du travail de la composante qui gère le projet jusqu’à la certification des dépenses par l’Agence Comptable. Remise d’un rapport et d’une analyse quant à son diagnostic et ses recommandations en lien avec notre organisation.
- Proposition de plusieurs scénarios sur la réorganisation structurelle qui avaient été débattus au sein du groupe de travail.
Actions en attente de réalisation : 4
- Initier en priorité une étude globale de la perte financière liée à la justification des dépenses.
- Améliorer la communication entre les différentes parties prenantes.
- Former nos gestionnaires à la justification.
- Améliorer l’accessibilité de l’information aux composantes/laboratoires.
Composition du GT Montage, gestion et suivi de projet :
Le groupe de travail est composé de représentants de la direction générales des services et des directions opérationnelles :
- Direction Générales des Services (DGS) ;
- Recherche et Valorisation (DRV) ;
- Budgets et Finances (DBF) ;
- Agence Comptable (AC)
- Délégation d'Ingénierie de Projets (DIPRO) ;
- Délégation à l'Aide au Pilotage Et à la Qualité (DAPEQ).
Un nouveau Groupe de Travail Cellule justification a été mis en place pour poursuivre les travaux dont l'objectif est d'améliorer le processus de justification des contrats de recherche.
Propositions retenues :
- Mise en place d’une cellule justification en 2021 pour une phase expérimentale de 2 à 3 ans. Cette cellule portera la responsabilité de la sécurisation des justificatifs et aura un rôle pivot avec les autres acteurs tels que les porteurs de projet, les gestionnaires de laboratoire, les directions opérationnelles et l’agence comptable.
- Recrutement de deux personnes, validé par la Direction Générale des Services, pour composer cette cellule financée par le Dialogue Stratégique de Gestion avec l’Etat.
- Validation des critères de sélection des projets qui seront concernés (projets à enjeux et/ou à risques).
Composition du GT Cellule justification :
Le groupe de travail est composé de représentants des directions opérationnelles :
- Recherche et Valorisation (DRV) ;
- Budgets et Finances (DBF) ;
- Délégation d'Ingénierie de Projets (DIPRO) ;
- Délégation à l'Aide au Pilotage Et à la Qualité (DAPEQ).
Cette cellule est rattachée hiérarchiquement à la DBF et est présente sur le site Libération afin d’être à proximité de l’AGMR, de la DIPRO et de l’AC.