Objectif du Groupe de Travail Labellisation Associations Étudiantes : analyser les besoins, définir et partager le processus de labellisations, les procédures, les dispositifs d’information, le passage dans les conseils.
Actions réalisées : 8
- Réalisation d’une enquête auprès des composantes afin de connaître les associations qui ont créé des événements d’intégration à la rentrée 2018 et les associations qui étaient susceptibles d’organiser des événements d’intégration à la rentrée 2019.
- Recensement, autant que possible, des associations étudiantes labellisées en croisant les informations provenant du FSDIE, des demandes de manifestation auprès de la DPSE et du retour de l’enquête réalisée auprès des composantes pour les sensibilisations de la rentrée 2019.
- Sensibilisation des associations étudiantes, avant la rentrée 2019, sur la prévention des risques, sur la formation « Faites la fête » et sur les activités pendant l’évènement.
- Envoi anticipé des courriers de sensibilisation, du Président, aux composantes et aux associations étudiantes. L’objet de ces courriers est de faire un rappel aux composantes et aux associations étudiantes sur les événements festifs, la prévention et la lutte contre le bizutage.
- Mise à jour du guide de la rentrée pour les étudiants en y explicitant les informations sur la vie associative à l’Université de Lorraine et les différents dispositifs qui existent.
- Recensement complet des associations étudiantes de l’établissement (recrutement d’une personne à la DVUC sur cette mission). A ce jour, 164 associations étudiantes labellisées ont été recensées avec réception de la charte signée par le Président de l’université.
- Développement d’une tuile « Vie associative », mise en place sur l’ENT afin que les associations étudiantes aient accès aux documents qui les concernent sur la domiciliation et l’utilisation des locaux de l’UL, l’organisation d’un événement, la demande de financement de projets, la labellisation, …
- Passage en revue de l’ensemble des documents. Mise à jour par la DPSE, la DVUC et la DGS pour passage en CVU et CA pour validation.
Action en cours de déploiement : 1
- Développement d’une plateforme Vie associative : il s’agit d’un outil d’échange qui permettra la fluidification du processus de labellisation étudiante et qui permettra d’avoir une interface unique sur la gestion de la vie associative :
- Le développement initial de la plateforme a été réalisé en interne, consultable à l’adresse : https://asso-ul.univ-lorraine.fr/ ;
- La saisie manuelle dans la plateforme est en cours de réalisation afin de numériser tout le travail de recensement réalisé en amont ;
- Réalisation de test de la plateforme auprès de certaines associations étudiantes labellisées et auprès de certaines composantes (retours positifs usagers) ;
- L’ouverture au public de la solution complète est prévue en septembre 2021.
Action en attente de réalisation : 1
- Développement d’un kit communication plus complet (outils CVEC, bandeau UL, procédure d’utilisation des logos, …) après la mise en oeuvre de la plateforme.
Composition du GT :
Le groupe de travail est composé de représentants de l'équipe politique, de la direction générale et des directions opérationnelles :
- VP Étudiant ;
- Vie Universitaire et Culture (DVUC) ;
- Formation, Orientation et Insertion Professionnelle (DFOIP) ;
- Direction Générale des Services (DGS) ;
- Prévention, Sécurité, Environnement (DPSE) ;
- Délégation à l'Aide au Pilotage Et à la Qualité (DAPEQ).
Et de représentants de composantes :
- Faculté des Sciences et Technologies (FST) - Collégium Sciences et technologies ;
- UFR Faculté de Droit, Sciences Économiques et Gestion de Nancy - Collégium Droit, Économie, Gestion ;
- Pôle Sciences Juridiques, Politiques, Économiques et de Gestion (SJPEG).