Objectif du Groupe de Travail Convention / Contrat : identifier les améliorations à apporter au processus complet de gestion des conventions et des contrats avec l’application GECO depuis le dépôt de la convention jusqu’à son archivage, proposer des ajustements et des améliorations.
Actions réalisées : 19
- Mise à jour de la fiche processus de gestion des conventions.
- Mise en place d’une charte des bonnes pratiques pour la gestion des conventions avec l’application GECO. Elle sera soumise au CA pour information et pour une mise en application ensuite à l’ensemble des acteurs.
- Rédaction d’un document listant les différentes thématiques de convention ainsi que les informations recueillies auprès de certaines directions (AC, DBF, DRH).
- Mise en place d’une procédure explicative, disponible dans le manuel GECO (wiki), sur l’extraction de l’ensemble des conventions gérées par un acteur depuis l’outil GECO vers Excel.
- Mise en place dans le manuel GECO (wiki), d’un annuaire des référents dans les directions pour la gestion des conventions.
- Mise à disposition dans le manuel GECO (wiki), d’un glossaire expliquant les différents états possibles d’une convention dans GECO pour une meilleure compréhension par les utilisateurs.
- Mise à jour des modèles dans l’outil (23 modèles en circuit court et 45 modèles en circuit normal) :
- Passage en revue de l’arborescence (replacement des modèles à leur bonne place, suppression des redondances, ajout des modèles manquants) ;
- Intégration des modèles de conventions dans d’autres langues dans le dossier de la Direction des Relations Internationales et Européennes (DRIE) ;
- Mise à jour des modèles en lien avec la DFOIP suite à un changement de réglementation ;
- Mise à jour des modèles où il y a des modalités financières (AC).
- Renforcement de la Direction du Patrimoine Immobilier par le recrutement d’une personne en charge de la gestion des conventions de mise à disposition de locaux, d’autorisation temporaire d’occupation du domaine public (AOT), des baux et des cessions immobilières.
- Suppression de certaines notifications envoyées aux utilisateurs du workflow (retour positif usager).
- Fusion des deux catégories (DRIE et DIPRO) pour la convention « programme européen » afin d’en avoir qu’une seule dans l’outil.
- Accès en lecture seule sur l’ensemble des conventions données à la Direction du Budget et des Finances et à l’Agence comptable (retour positif usager).
- Les modifications à apporter sur une convention ne passent plus par Nuxéo mais par l’ouverture d’une page internet (retour positif usager).
- Modification de certains paramètres techniques par l’équipe infrastructure de la DN qui a amélioré la rapidité de l’outil au niveau de l’interface (retour positif usager).
- Recours possible au vote électronique auprès des Collégiums, des Pôles Scientifiques et certaines composantes. Mise en place dans les composantes lors de chaque modification statutaire.
- Utilisation de MyReport pour le reporting réalisé au DGS (gain de temps, efficacité, traçabilité).
- Rencontres entre le référent convention DAJ et les directions référentes afin de trouver des solutions aux problématiques (meilleure gestion des conventions par les directions référentes, amélioration des délais de traitement).
- Elargissement de l’offre de formation GECO en 2021-2022 et possibilité de déplacements sur site des formateurs dans les services de composantes si besoin important.
- Mise à jour de la base de données par des relances des conventions de 2016 et de 2017 en attente. À ce jour, quasiment toutes les conventions ont été abandonnées par les dépositaires dans l’outil GECO soit plus de 353 annulations.
- Apport d’informations sur les différents circuits de convention auprès des IUT début mai 2021 (pour les contrats professionnels).
Actions encore en cours de réalisation et qui seront soldées prochainement : 5
- Afin de rationaliser le circuit de traitement des conventions, plusieurs pistes de travail vont être proposées pour information au CA :
- Définition des critères à respecter et à valider pour une convention ;
- Définition des durées maximales de traitement à respecter pour chaque étape importante d’une convention ;
- Modèles types de convention (circuit court) à faire valider ;
- Réduction du nombre de strates de vérification, de validation et de signature à l’AGMR.
- Mise en place d’une note sur la qualité de la préparation des parapheurs.
- Mise à jour du manuel de l’outil GECO disponible sur le wiki (intégration de certaines étapes manquantes).
- Faire un rappel sur les différents circuits de convention :
- Auprès des utilisateurs de l’outil GECO à la rentrée 2022 ;
- Auprès des composantes (lors de la prochaine réunion DGS – RA).
Actions mises à l’étude qui ne sont finalement pas réalisables : 2
- Les étapes FSD et Ministère ne peuvent être retirées de l’outil GECO. Ces étapes relèvent d’une obligation légale.
- L’envoi automatisé depuis MyReport pour les relances de signature en interne n’est pas envisageable car l’outil ne permet pas l’envoi automatisé de mail.
Durée de traitement - Délai (en jours) entre la date de création de la convention et la date de mise en oeuvre du projet :
| Année | 2018 | 2019 | 2020 | Mi-2021 |
| Moyenne (en jours) | 113 | 100 | 66 | 15 |
Ce tableau synthétise les moyennes, d’année en année, des délais entre le moment où la convention est créée dans l’outil et le moment où le projet de la convention démarre. Nous pouvons noter l’amélioration significative avec un délai passant de 113 jours à 15 jours en l’espace de 4 années.
Composition du GT :
Le groupe de travail est composé de représentants des directions opérationnelles :
- Recherche et Valorisation (DRV) - SDVI et AGMR ;
- Budget et Finance (DBF) ;
- Ressources Humaines (DRH) ;
- Affaires Juridiques (DAJ) ;
- Formation, Orientation et Insertion Professionnelle (DFOIP) ;
- Relations Internationales et Européennes (DRIE) ;
- Numérique (DN) ;
- Délégation à l’Aide au Pilotage Et à la Qualité (DAPEQ).
Et des représentants de composantes :
- Institut Jean Lamour (IJL) - Pôle Matières, Matériaux, Métallurgie, Mécanique (M4) ;
- Ingénierie-biologie-sante lorraine (IBSLor) - Pôle Biologie, Médecine, Santé (BMS) ;
- Laboratoire Sols et Environnement (LSE) - Pôle Observatoire Terre et Environnement de Lorraine (OTELo) ;
- Centre de Recherche en Automatique de Nancy (CRAN) - Pôle Automatique, Mathématiques, Informatique et leurs Interactions (AM2I) ;
- Unité de Recherches Animal et Fonctionnalités des Produits Animaux (URAFPA) - Pôle Agronomie Agroalimentaire Foret (A2F) ;
- IUT Nancy Charlemagne - Collégium Technologie ;
- Ecole Nationale Supérieure des Technologies et Industries du Bois (ENSTIB) - Collégium Lorraine INP.