Le projet Efficience 2022 découle du projet d’établissement de l’Université de Lorraine. Il vise à optimiser les moyens au service de l’action et de la qualité du service. Il s’intéresse plus particulièrement à l’amélioration globale de l’organisation de l’Université.
Il s’appuie sur 4 axes de travail concourant tous à l’atteinte de ces objectifs :
- Simplification
- Formalisation
- Modèle économique
- Organisation
Depuis la création de l’Université de Lorraine, beaucoup a déjà été fait pour simplifier nos procédures par la remise à plat de l’ensemble des modalités de travail. Pourtant, le besoin de simplification reste très important et c’est la raison pour laquelle il s’agit d’un axe prioritaire dans le projet efficience 2022. L’effort de simplification vise à améliorer la qualité de vie au travail de tous les agents par des actions sur les processus administratifs dans un premier temps. Il s'agit de :
- S’interroger sur nos processus internes ;
- Vérifier si certaines procédures ne pourraient pas être allégées, optimisées, resserrées, mieux construites en prenant mieux en compte les besoins et attentes des acteurs ;
- Identifier des phénomènes de sur-administration qui peuvent avoir des origines différentes (problème d’adaptation à un environnement qui change, contrôle excessif, mauvaise intégration des outils de pilotage qui conduit à la mise en place de fichiers complétés et suivis en parallèle).
Afin de répondre à cette axe de simplification, l’établissement a décidé en 2018 de mettre en place une enquête auprès de l’ensemble des cadres administratifs en composante et en direction centrale. L’objectif de cette enquête était de recueillir les avis sur les activités qui paraissaient les moins efficientes
dans leur mise en oeuvre.
Ce sont plus de 100 points de non efficience qui ont été identifiés et qui ont abouti à :
- des actions immédiates après analyse de leur mise en oeuvre et de leur suivi avec les responsables concernés.
- des groupes de travail identifiés par thématique, groupes transversaux aux structures et acteurs (Directions Opérationnelles, Responsables Administratifs).
Un comité de pilotage (COPIL) a été constitué afin de veiller au bon fonctionnement du projet Efficience et valider les choix stratégiques. Ce comité est composé de la Vice-Présidente du Conseil d’Administration (VPCA), du Directeur Général des Services (DGS), Directrice Générale Adjointe Déléguée et de l'équipe de la Délégation à l’Aide au Pilotage Et à la Qualité. Il se réunit une fois par an pour faire un état d'avancement des travaux, valider les prises de décision et leur mise en oeuvre.
Planning de mise en oeuvre :
Pour toutes questions ou suggestions en lien avec le projet efficience 2022, vous avez la possibilité de nous contacter : dapeq-efficience-contact@univ-lorraine.fr.