Après un an d'existence, la démarche de facilitation du fonctionnement interne de l’établissement présente déjà un beau bilan.
Plusieurs projets sont réalisés ou déjà bien engagés sur les 3 grands axes de travail de la démarche : l’organisation des services et du fonctionnement de l’établissement, les outils numériques et la qualité du service. Ils ont été portés devant la commission Facilitation lors des réunions de mai et juin derniers.
Les projets présentés ci-dessous sont portés par les différents pôles de compétences et de services créés début 2023, et pour certains par des composantes également. C’est le cas de Services publics +, une démarche d’amélioration du service rendu aux usagers dont le groupe pilote est constitué de 4 composantes de formation, de 5 directions centrales et de l’Agence comptable.
Les projets de facilitation de cette fin d'année :
La dynamique de la démarche s’appuie toujours sur ces principes :
- La prise en compte systématique des attentes des utilisateurs, par divers dispositifs : des entretiens approfondis avec des représentants des composantes pour le travail sur la mise à disposition de l’information ; des séances de travail avec des représentants des composantes comme pour le déploiement du parapheur électronique ; le design de service avec l’appui du Deep Change Lab comme pour le projet de nouvel Helpdesk, iTop, etc ;
- Une logique de service rendu aux composantes de formation et de recherche et plus largement aux utilisateurs, qu’ils soient internes (autres services, collègues…) ou externes (étudiants, partenaires…). L’accompagnement de projet sera par exemple repensé, pour être plus lisible et appuyer aussi de façon plus complète des porteurs de projets FEDER ou dans le domaine de la formation ;
- Le développement de la transversalité entre les directions centrales, afin d’apporter à la communauté universitaire des réponses mieux coordonnées et un service plus adapté.