Imaginez un outil unique permettant de recenser et de suivre les projets et activités réalisés au sein des unités de recherche. C’est ce que l’application Caplab propose dès mi-mai 2022 afin de faciliter le partage d’informations entre chercheurs, directions, pôles scientifiques, partenaires et EPST. Alain Richard, chargé de mission Système d’Information Recherche et Cléo Boninsegna, Cheffe de projet opérationnel pour la mise en œuvre du SI Recherche nous en disent plus.
Quel est l’intérêt de cette nouvelle application ?
Alain Richard : « Caplab est une application nationale permettant de recenser, décrire et suivre les projets et activités réalisés au sein des unités de recherche (UR), en lien avec leurs partenaires et financeurs. Elle permettra également d’associer les produits de la recherche (publications, brevets, …) aux projets menés. Elle est destinée à faciliter le partage d’informations entre chercheurs, direction d’unité de recherche, l’ensemble des établissements de rattachement dans le cas des unités mixtes et les structures intermédiaires lorsqu’elles existent (pôles scientifiques, équipe interne à une UR…). Caplab s’appuie sur des référentiels comme par exemple le RNSR et a vocation, à agréger automatiquement les données publiques relatives aux activités de recherche (comme le fait ScanR). En ce sens, Caplab devra permettre de restituer ces informations de façon consolidée, fiable et partagée, pour faciliter l’élaboration des rapports d’activités et répondre au besoin de pilotage des UR et de leurs établissements de rattachement. »
À qui est-elle destinée et pour quels usages ?
Cléo Boninsegna : « Caplab est une application à destination :
- Des chercheurs/euses en unité : recensement des projets et activités ; dépôt de réponses aux appels à projets internes à un établissement
- Des unités de recherche : mise à disposition d’une vue d’ensemble ou par équipe interne des projets actifs ou passés dans lesquels l’unité est impliquée ; aide à la rédaction des rapports d’activité et à la consolidation des données afférentes.
- De l’établissement : mise à disposition d’une vue d’ensemble des projets dans lesquels l’établissement est impliqué ; gestion des appels à projets internes ; consolidation d’informations et d’indicateurs évitant le recours aux enquêtes. Ces fonctionnalités seront également disponibles sur le périmètre d’une structure organisationnelle de l’établissement telle qu’un pôle scientifique.
L’accès à l’application se fera selon un profil de base (en UR ou en établissement) qui pourra être enrichi par des fonctionnalités supplémentaires, par exemple pour la direction d’une UR, pour la gestion d’un appel à projet ou pour le pilotage de l’établissement. Le profil attribué porte sur un périmètre (par exemple UR pour un DU) et sera délégable à la discrétion du titulaire du profil.
Caplab est une application accessible via un navigateur web. Pour y accéder, il suffit de disposer d’un identifiant sur le service d’authentification de l’Université de Lorraine et d’être affecté au sein d’une structure de recherche ou d’une fonction support. La connexion lors d’une mission à l’étranger est possible en activant le VPN @ul."
Où en est-elle dans son développement et de son déploiement au sein de l’UL ?
Alain Richard et Cléo Boninsegna : "Co-construite initialement dans le cadre d’un accord AMUE-CNRS, son développement se poursuit depuis 2021 à l’initiative de l’AMUE avec l’implication de plusieurs universités pilotes et unités mixtes de recherche. A l’initiative du VP Recherche et de la DRV, l’Université de Lorraine s’est engagée comme pilote avec trois UMR (CRAN, DCAC, LCPME) et a ainsi pu mettre à disposition de manière progressive les différents modules développés au fur et à mesure des versions : description de l’organigramme d’une UR et rattachement de ses personnels aux équipes internes ainsi définies, flux automatisé des propositions de projet soumises à l’ANR vers Caplab, interface de saisie des identifiants chercheur permettant la récupération automatique des notices de publications (flux Conditor vers Caplab), module de gestion d’appel à projets internes à un établissement.
La version 1.5, livrée en mai 2022, permettra de recenser tous types de projet (avec un ou plusieurs partenaires, avec un ou plusieurs financeurs ou simplement sur ressources internes). Chaque utilisateur pourra consulter/saisir les informations relatives à son périmètre d’intervention (les projets dans lesquels une personne/une équipe/une UR/un PS/un établissement sont impliqués). Ces informations ne sont donc pas publiques et l’application est développée selon les règles en matière de sécurisation. A l’instar des publications sous Hal, un projet impliquant plusieurs partenaires est à saisie unique, l’ensemble des partenaires (entités) et participants (individus) ayant alors accès aux informations saisies.
Le second semestre de l’année 2022 va permettre de tester les fonctionnalités de la V1.5 au sein de l’Université de Lorraine pour les UR volontaires et de recueillir les retours d’expériences des utilisateurs afin d’améliorer progressivement l’outil. Un test est en cours, mené par l’AMUE avec le support de la Direction du Numérique de l’UL, pour intégrer automatiquement les personnels affectés aux UR au sein de Caplab.
La version 1.6 (automne 2022), permettra de mettre à disposition les données sur le périmètre d’un pôle scientifique ou d’une autre structure organisationnelle constituée d’un ensemble d’unités de recherche. Avec cette version, les pôles scientifiques (ou les UR) pourront gérer et diffuser leurs propres appels à projets internes via Caplab s’ils le souhaitent.
La version 2.0, qui sera livrée début 2023, a vocation à être déployée dans tous les établissements de l’ESR qui souhaiteront utiliser l’outil. La généralisation de l’usage de Caplab au sein de l’Université de Lorraine dépendra de sa valeur ajoutée et des services effectivement apportés à ses utilisateurs. Il ne s’agit pas d’ajouter une contrainte de saisie d’informations relatives aux projets, mais bien de fluidifier leur partage en dispensant de la saisie sur d’autres outils, du transfert d’informations par courriel et en évitant le recours aux enquêtes internes. La mise à disposition des différentes versions s’accompagnera, au moment opportun, de sessions d’information/formations auprès des utilisateurs concernés."
- Pour toutes demandes d’informations au sujet de Caplab, vous pouvez d’ores et déjà écrire à : caplab-contact@univ-lorraine.fr
- Lien vers l’application : https://caplab.amue.fr