Outre les éléments présentés précédemment dans Factuel concernant les évolutions de gestion des missions à travers le prisme du nouvel outil Notilus, l’établissement a revu sa politique de voyage/de déplacement.
Cette nouvelle politique validée le 9 juillet 2019, se veut en adéquation avec la règlementation et les attentes des personnels (enquête efficience 2022 réalisée en 2018) et les évolutions sur le marché du transport et de l’hébergement.
Les axes stratégiques de la politique de voyage
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L’agent n’a pas à faire l’avance des coûts liés au déplacement. Il bénéficie des prestations proposées par les marchés de l’université, quel que soit le type de mission, en France métropolitaine, dans les DOM-TOM ou à l’étranger. L’existence d’un marché public de prestations de services de voyages conduit l’Université à commander les trajets et séjours exclusivement au titulaire du marché.
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Le recours aux modes de transport durable, qui permettent aux personnels et à l’établissement de satisfaire leurs principaux besoins d’accès aux lieux d’activité, en toute sécurité et de façon compatible avec la santé des hommes et des écosystèmes. Ainsi, pour les déplacements au sein des agglomérations où l’université est implantée, il conviendra de privilégier le recours au mode de transport doux, aux transports en commun, aux véhicules de service électriques ou hybrides plutôt que l’usage de la voiture personnelle. Pour les déplacements régionaux et interrégionaux (y compris dans les pays frontaliers), le transport ferroviaire devra être privilégié au transport routier ou aérien.
Les principales modifications apportées à la politique de voyage
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Revalorisation des plafonds de remboursement pour les réservations d’hébergement au-delà de ce que prévoit l’arrêté du 26 février 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006.Le recours aux prestations proposées par l’université dans le cadre du marché des déplacements permet d’obtenir un meilleur remboursement de ses frais d’hébergement en comparaison aux réservations faites hors marché. Par ailleurs, les montants de remboursement sont discriminants géographiquement afin de tenir compte des différences tarifaires constatées sur les territoires français.Enfin, un seuil de remboursement particulier a été défini en faveur des agents reconnus en qualité de travailleurs handicapés et à mobilité réduite.
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Création de 4 catégories de voyageurs (voyageurs, grands voyageurs, grands voyageurs monde et invités) donnant accès à des niveaux de prestations différents en ce qui concerne le recours aux transports ferroviaire et aérien. Un agent UL sera par principe un « voyageur » mais pourra formuler une demande justifiée à valider par le président pour accéder à une catégorie supérieure et ce pour une durée déterminée. Cette demande est à distinguer d’une demande ponctuelle d’accéder à une première classe.
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Prise en charge des frais de repas pris sur un site de l’Université de Lorraine hors des résidences familiale et administrative.
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Prise en charge des frais de transport, y compris véhicule personnel, pour les déplacements professionnels effectués au sein de la commune administrative.
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Substitution des dérogations par la mise en place d'un responsable politique voyage qui validera ou non les demandes hors politique de voyage au fil de l'eau.
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Remplacement des autorisations administratives par l'accord donné par l'ordonnateur (ou son délégataire) lors de la validation d’un ordre de mission.