Les BU de Lorraine réalisent environ 390.000 prêts de documents à domicile par an. Les usagers peuvent les garder entre 1 et 8 semaines en fonction de leur statut et du type de document.
Une semaine avant la date de retour prévue, les emprunteurs reçoivent un « mail de courtoisie » automatique qui leur indique que la date d’échéance est proche et qu’ils peuvent prolonger leurs emprunts en ligne depuis leur compte lecteur. Quand la date est dépassée, trois mails de rappels à une semaine d’intervalle sont alors générés. L’étape suivante consiste à émettre un avis de pré- facturation aux lecteurs qui n’ont toujours pas restitué leurs documents en leur indiquant la somme due. Aucune distinction n’est faite selon le statut de l’usager. Cela signifie que la procédure est la même pour un étudiant en L1 et un enseignant-chercheur.
En 2016, 2121 avis de pré-facturation (1914 en 2015) ont été émis pour 5133 documents non-rendus (4567 en 2015) et un montant de 161.644€ (144.431€ en 2015).
Au 25 novembre 2016, 585 usagers étaient encore concernés pour 1521 documents non-rendus correspondant à une valeur de plus de 63.000 € !
La plupart des usagers ne comprennent pas l’insistance des BU à récupérer les documents car, de leur point de vue, il ne s’agit souvent que de quelques documents d’une valeur financière minime. Ils n’ont tout simplement pas conscience de la taille du réseau et des volumes en jeu.
Afin d’éviter cette évaporation quasi invisible et de maintenir l’intégrité de ses fonds, les BU mettent donc un point d’honneur à récupérer ces documents égarés, pour le bénéfice de la collectivité.