Veiller à raccourcir les circuits de décision et également à ce que les besoins et attentes des usagers et des acteurs de l’université soient mieux pris en compte dans la conception ou la révision des différents processus internes de l’établissement est un enjeu partagé au sein de l’établissement. Une commission intitulée « Facilitation » accompagne cette dynamique, elle est co-animée par Marion Martiny, vice-présidente en charge de la facilitation du fonctionnement interne à l'Université de Lorraine et Jean-Marc Martrette qui la préside. Factuel est allé à leur rencontre. Entretien croisé.
Factuel : Pouvez-vous nous présenter la Commission Facilitation ?
Marion Martiny : la création de cette commission est une volonté de la Présidente. L’enjeu de la simplification était porté par la plupart des candidats à l’élection, et la facilitation, plus largement, reprend à la fois cet enjeu et celui de fluidifier le fonctionnement de notre organisation et les relations entre services. Jean-Marc Martrette est le Président de cette commission que nous animons tous les deux.
Jean-Marc Martrette : cette commission est issue du Conseil d’Administration (CA) de l’université. Elle est constituée de 22 membres, dont 2 représentants de chaque liste électorale y compris des listes étudiantes. La première réunion a eu lieu le 24 janvier 2023, un objectif de 5 réunions par an a été fixé. La première réunion a servi à s’entendre sur le périmètre et les grands enjeux de la facilitation. Cette collaboration avec Marion Martiny et les services centraux démarre vraiment bien avec une prise de conscience collective.
Factuel : Quel est l’objectif de la création de cette commission et à quel besoin répond-elle ?
Marion Martiny : cette commission est chargée de préparer les travaux du conseil d’administration sur les questions relatives à la facilitation. Elle ne se substitue pas aux débats du CA, mais permet un meilleur partage de l’information et une réflexion commune dans ce domaine. Elle va travailler sur différentes hypothèses, formuler des recommandations ; elle pourra aussi proposer des amendements à des délibérations proposées par la présidente de l’université au conseil d’administration. Elle aura aussi pour rôle de faire connaître et de faire partager les initiatives des différents services, composantes ou de toute structure de l’établissement en la matière.
Jean-Marc Martrette : après 10 ans de construction de l’Université de Lorraine et une forte centralisation pour sécuriser le fonctionnement de notre université, il est nécessaire de retrouver de l’agilité dans le fonctionnement interne. Pour la commission, il s’agit à la fois de recueillir les remontées du terrain, de voir comment on peut y apporter des réponses, et de suivre et valoriser les projets portés par les différents services (directions centrales, composantes, laboratoires…).
Factuel : Quels sont les différents projets prévus au sein de cette commission et plus largement dans le cadre de la facilitation ?
Marion Martiny : pour nous, c’est l’approche utilisateur qui est le socle de la facilitation. Sont facilitants les projets qui prennent en compte, dès le départ, le regard et les besoins des utilisateurs ou des différents acteurs. Des choses sont déjà engagées : l’élargissement des délégations de signature, qui donnent plus d’autonomie aux composantes, aux laboratoires, pôles et collégium ; le réagencement des services centraux, qui va favoriser la transversalité et des réponses plus coordonnées aux interlocuteurs des directions centrales. Et à venir, dans un premier temps, un travail pour faire évoluer la façon dont nous rendons le service à nos publics et dont nous travaillons ensemble : Service Public +, avec des directions et composantes pilotes. Le « Change Lab », installé récemment, sera aussi un beau levier pour ces transformations : son équipe peut s’appuyer sur les méthodologies de design de service pour inclure le regard de l’utilisateur dès le début d’un projet, et des ambassadeurs vont être formés au fur et à mesure.
Jean-Marc Martrette : un projet important, c’est aussi le recueil des blocages et gênes du quotidien, dont j’ai déjà parlé. Par exemple : il faut favoriser les circuits courts de validation de conventions quand le modèle est déjà validé par les services juridiques, cela permet de fluidifier le travail et libérer les initiatives. Le contrôle a posteriori plutôt qu’a priori doit devenir le plus systématique possible. Nous nous posons aujourd’hui la question de la façon d’exercer ce contrôle : doit-il être systématique ou uniquement quand un souci est repéré ?