Rencontre avec Martin Laviale, maître de conférences au Laboratoire interdisciplinaire des environnements continentaux, qui a participé à l’organisation du congrès international « Écologie et Évolution : nouvelles perspectives et défis sociétaux » qui s'est tenu au centre des congrès Robert Schuman à Metz du 21 au 25 novembre 2022.
Un événement dit « écoresponsable » est une manifestation qui intègre à chaque étape de son organisation les principes du développement durable.
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Pourquoi avoir mis en place une démarche écoresponsable pour votre congrès international ?
Ce congrès international a rassemblé des scientifiques actifs sur les thématiques de l’écologie et de l'évolution. Cet événement a été organisé par notre laboratoire, le LIEC (Université de Lorraine et CNRS) et plusieurs laboratoires du Grand Est qui travaillent sur ces sujets. Il s’agissait là d’un rassemblement très attendu de la communauté scientifique venant d'Europe et d'ailleurs.
Pour mettre en cohérence l’impact environnemental de nos activités avec le thème du colloque, nous avons souhaité tout mettre en œuvre au niveau de l’organisation de cet événement pour limiter notre empreinte environnementale, c’est un challenge collectif !
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Quelle a été votre démarche ?
C’est une réflexion que nous avons entamée très en amont de l’organisation du colloque, au sein d’un groupe de travail dédié. Nous avons consacré plusieurs réunions aux différents aspects qui peuvent impacter l’empreinte carbone d’un colloque comme le nôtre, pour discuter des idées de chacune et de chacun et de ce qui pouvait exister par ailleurs. Nous avons abordé différents thèmes tels que l’alimentation, la communication, les transports, le numérique mais aussi l’origine des financements. Puis nous nous sommes confrontés au réel.
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Avez-vous rencontré des freins lors de vos démarches ?
Effectivement, nous avons dû adapter nos réflexions initiales pour faire au mieux. Pour un colloque comme le nôtre, qui a rassemblé plus de 1000 participants, les freins sont liés à la capacité des entreprises sélectionnées dans le cadre des marchés public à répondre à des demandes qui peuvent être considérées comme inhabituelles. Ces actions écoresponsables impliquent également un surcoût budgétaire qui est parfois difficilement compatible avec un colloque dont l’inscription était souhaitée comme accessible au plus grand nombre et notamment aux étudiants.
Par exemple, pour le volet alimentation, nous aurions aimé proposer aux participants des repas à la fois bio, issus de l’agriculture locale, de saison et végétariens. Cependant, les traiteurs à proximité n’ont pas pu répondre à l’ensemble de ces critères, notamment à cause des quantités importantes nécessaires. Nous avons donc proposé à tour de rôle des déjeuners bios, puis végétariens et enfin locaux. Nous souhaitions également utiliser de la vaisselle lavable, mais le surcoût budgétaire était inabordable, si bien que nous avons dû opter pour du jetable recyclable.
Nous étions également dépendants du lieu pouvant accueillir un grand nombre de participants et bien desservi au niveau des transports en commun. Le tout récent centre des congrès Robert Schuman était idéal pour ça. Le frein auquel nous avons été confrontés est lié au fait d’avoir dû passer par certains des prestataires présélectionnés par les exploitants du centre. Mais ces derniers ont été réceptifs à nos recommandations pour améliorer leurs pratiques. Durant le colloque, nous avons ainsi pu mettre en place des fontaines à eau alimentées par l’eau du robinet. Et pour le futur, nous leur avons suggéré la mise en place d’une laverie sur site pour limiter les coûts associés à l’utilisation de la vaisselle lavable.
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Pouvez-vous partager avec nous vos réussites lors de l’organisation de cet événement écoresponsable ?
Tout d’abord, nous sommes très fiers d’avoir pu rassembler plus de 1000 participants, très majoritairement en présentiel (plus de 90%), dont un grand nombre d’étudiants (40%).
Les participants provenaient de 28 pays différents, principalement de France et d’Allemagne et du reste de l’Europe. Seulement 43 personnes sont venues en avion, ce que l’on peut expliquer par la distance à parcourir (pour les participants venant de loin : USA, Asie, Afrique du Sud, Australie…), l’accessibilité de la conférence (à deux pas de la gare, sans grand aéroport à proximité) mais également par la prise de conscience de notre communauté d’une approche plus écoresponsable : par exemple, l’un de nos conférenciers invités a tenu à venir d’Alicante en train !
Nous avons également proposé un service gratuit d’impression de posters. L’idée de départ est que la plupart des posters n’est pas réutilisée à la suite d’un colloque, malgré le fait qu’ils soient souvent imprimés sur des supports plastifiés. Après plusieurs échanges avec les collègues de l’imprimerie centrale de l’UL, nous avons donc opté pour une solution à la fois plus pratique (il suffisait d’envoyer son poster au format PDF quelques jours avant) et plus environnementalement responsable (impression sur papier simple, sans plastique) sans perdre en qualité dans les échanges scientifiques. Sur 280 posters, près d’un tiers ont donc été imprimés par les services de l’UL, installés puis mis à recycler par nos soins, pour un impact modeste sur notre budget mais une démarche de sensibilisation réussie.
De même pour les badges : ils ont été imprimés sur du papier cartonné recyclable avec un QR code redirigeant vers le programme détaillé en ligne, avec un tour de cou qui sera réutilisé lors des prochaines conférences de notre société savante (SFE2).
Concernant la communication, nous avons fait le choix de limiter au maximum les pièces-jointes dans les courriels, d’utiliser les réseaux sociaux avec parcimonie, et de réduire les goodies au minimum en favorisant les produits régionaux : nous avons offert des bonbons des Vosges et des madeleines de Liverdun en cadeau à tous les participants, ainsi que des boules de Meisenthal à nos invités. Et cela a été très bien accueilli !
Même si nous n’avons pas pu mettre en place tout ce que nous souhaitions au départ, nous avons mené une réflexion globale que nous aimerions partager afin de sensibiliser le plus grand nombre en rédigeant un livre blanc pour retrouver tous les bons conseils pour organiser une manifestation la plus écoresponsable possible, que cela soit à l’UL mais aussi plus largement.
Nous tenons à remercier toutes les personnes impliquées dans l’organisation, en particulier au LIEC, mais également à l’Université de Lorraine, tout particulièrement Florence Damour, déléguée générale Responsabilité sociétale de l'université, la direction des partenariats en la personne de Laure-Elise Briois, mais aussi toutes les directions avec lesquelles nous avions échangé : numérique, marchés, reprographie et communication.
Enfin, un grand merci à nos étudiants du master GESTE qui se sont portés volontaires et dont la présence durant le colloque a été essentielle à son bon déroulement.
Merci également aux sociétés savantes SFE2-GfÖ-EEF, et les partenaires de cet événement !
Impression de posters sur papier simple, non plastifié - Goodies écoresponsables et produits régionaux - Organisateurs et étudiants du Master GESTE
Les partenaires du colloque :
