Factuel est allé à la rencontre de Marion Martiny, nouvelle vice-présidente en charge de la facilitation du fonctionnement interne de l’établissement à l'Université de Lorraine, afin d'en savoir plus sur son rôle et de découvrir les grands enjeux de la nouvelle vice-présidence.
Pouvez-vous présenter en quelques mots votre vice-présidence pour Factuel ?
Je suis en charge de la facilitation du fonctionnement interne de l’établissement. Tout un programme allez-vous me dire !
Si on prend la définition au pied de la lettre, la facilitation peut se définir comme ce qui rend plus « facile » les interactions entre les différents acteurs internes par une offre de services (procédures, outils, organisation…) plus accessible, plus compréhensible, plus efficace, plus suivie….
De ce fait la mission première de cette vice-présidence est de veiller à raccourcir les circuits de décision et également à ce que les besoins et attentes des usagers soient mieux pris en compte dans la conception ou la révision des différents processus internes de l’établissement. Naturellement il me revient d’assurer la bonne communication de ces améliorations auprès de la communauté universitaire.
Quels sont les grands enjeux (et/ou le calendrier) à venir pour votre vice-présidence ?
Je vais m’appuyer sur plusieurs démarches faites ces dernières années comme : efficience 2022, démarche fonctions supports, Harmolor par exemple. Mais j’envisage aussi la mise en place d’un système de remontée permanent, pérenne des sujets de facilitation, un espace dans lequel chacun et chacune pourrait exprimer les besoins, les questionnements. Naturellement cela ne pourra fonctionner que si le système est reconnu et donc actif.
Dans un premier temps, les démarches qui vont être mise en place dès janvier 2023 sont :
- Le renforcement de l’autonomie des composantes par des délégations de signatures plus larges,
- Le lancement d’un vaste travail autour de plusieurs axes organisant :
- un passage du contrôle systématique a priori au contrôle a posteriori,
- la facilitation par l’organisation avec la mise en place de guichets uniques,
- le renforcement et la facilitation des relations entre les services centraux et les composantes (rencontres régulières, animation des lignes métiers…).
En parallèle, une commission Facilitation a été créé auprès du conseil d’administration (voté lors du CA du 27 septembre 2022). Elle est chargée des travaux d’amélioration et de simplification des différents processus internes de l’établissement et des circuits de décision en fonction des besoins et des attentes des usagers.