Jeudi 8 avril 2021, Lisa Jeanson ( PhD 2020) Docteure en Ergonomie Cognitive de l’Université de Lorraine et fondatrice de Coganalyse a présenté un Webinaire Alumni sur « l’Espace de travail & charge mentale : Éviter les pièges ».
Ce webinaire a permis une forte interaction avec les 35 participants via les Quizs et les échanges avec les questions/réponses à la fin de la présentation.
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>> Retrouvez ici les 3 questions sous formes de Quizz avec les réponses de L. Jeanson
Les flex desk et open space, de quoi parle-t-on ?
Les open space font référence à des plateaux sur lesquels on a disposé des bureaux qui ne sont pas séparés par des cloisons, d’où la formulation de « plateaux ouverts ». On parle de flex desk ou de flex office lorsqu’aucun bureau n’est attribué à personne et que chacun, en arrivant sur site, peut choisir lui-même son emplacement où travailler. Au départ, ces modes d’organisation permettent en effet aux entreprises de gagner de l’argent en réduisant les coûts liés à l’agencement des bureaux. Mais, utilisés à bon escient et en alternative avec d’autres espaces plus « fermés », ils peuvent devenir un moyen de rendre le travail plus collaboratif !
Et la charge mentale alors, qu’est-ce que c’est en réalité ?
On associe souvent la charge mentale aux femmes car ce sont souvent elles qui doivent cumuler les tâches ménagères du quotidien et des tâches professionnelles. En réalité, la charge mentale nous concerne tous et est un construit multidimensionnel composée de la pression temporelle, de la charge cognitive et de la charge psychique. La charge cognitive correspond à l’effort objectif et mesurable nécessaire pour réaliser une tâche. La charge psychique est la manière dont on perçoit la charge cognitive, c’est le sentiment de charge. La pression temporelle va agir comme un curseur qui va accentuer ou amoindrir ce sentiment de charge. Contrairement à ce que l’on pense, la charge mentale ne fait pas mal. Elle est même nécessaire. C’est la surcharge et la sous charge au travail qui sont source de souffrance au travail et qui nuisent au bien-être et à la performance.
Mais alors, comment optimiser le bien-être et la performance au travail ?
L’une des manières d’agir durablement sur le bien-être et la performance au travail et de s’assurer que les espaces de travail et leurs modalités correspondent aux besoins des salariés et à leurs contraintes. Par exemple, lorsqu’on doit travailler en collaboration avec plusieurs collègues, on peut choisir des espaces ouverts comme les open space ou les salles de réunion. En revanche, si on réalise des tâches nécessitant de se concentrer, on doit faire en sorte d’être dans des espaces stables et contrôlables, comme un bureau ou un endroit calme à la maison, en télétravail. Aujourd’hui, si le travail à distance forcé est si difficile à vivre, c’est bien parce qu’on tente de faire un maximum de réunions et de travailler en collaboration, en utilisant un mode de travail qui ne s’y prête pas (car les problèmes techniques, le nombre important de personnes connectées à une même réunion, etc… empêchent la fluidité des échanges). De plus, il ne reste plus de temps pour produire et se concentrer « hors réunions ».
>> Retrouvez ici les réponses de L. Jeanson suite aux questions des participants
Quels conseils pour les doctorants en cette période de de pandémie ?
Concilier vie privée, vie académique et vie professionnelle peut devenir un véritable défi pour les doctorants, d’autant s’ils ne sont pas dans des conditions idéales pour réaliser leur recherche (en colocation, parents, parents d’un enfant en situation de handicap, eux même en situation de handicap, isolement, etc…). De plus, la pandémie et les mesures sanitaires les privent des espaces de rencontres où ils peuvent habituellement se ressourcer (colloques à l’international, rencontres jeunes chercheurs, séminaires, etc…). Pourtant, la clé pour faire face est le collectif. Il faut absolument renouer des liens entre pairs et se ressourcer au sein des collectifs de jeunes chercheurs. « Le serveur Discord permet aux doctorants d’échanger et de se soutenir » dit l’une, « l’Association Parenthèse organise des retraites et des journées de rédaction en ligne ou en présentiel avec des mesures sanitaires mises en place lors des retraites » dit l’autre. Grâce à ces dispositifs, on rédige, on partage et on apprend à être plus résilient : ensemble.
Comment concilier télétravail et tâches ménagères ? Comment fait-on pour aménager un espace de travail stable et fiable ?
En réalité, ce qui ressort de problématique dans le télétravail tel qu’il est vécu durant cette crise, c’est que le manque de distraction et l’isolement des salariés. Certaines personnes rapportent que régulièrement, elles passent la journée entière assises devant leur ordinateur, y compris durant le temps de midi et parfois le soir. Pourtant, il faut absolument fractionner son activité pour être plus efficace et pour éviter la surcharge. Un espace stable et fiable s’inscrit donc dans une activité parcellisée. On peut par exemple s’inspirer de la méthode qui consiste à découper sa journée en « pomodoros » constitués de 50 minutes de séances de travail et de 10 minutes de pauses. Si on applique cette méthode à un groupe entier, on devient encore plus efficace (même en ligne) grâce à l’effet de groupe. « Le séquençage des tâches est pertinent pour maintenir la focalisation et la performance de travail. Cela est encore plus vrai en télétravail et en phase de visionite » commente un participant. Les tâches ménagères peuvent nous obliger à faire des pauses. Lorsque la machine est finie, je me lève, je vais l’étendre, et j’en profite pour souffler.
L’aménagement des espaces, c’est bien mais ça ne suffit pas à réguler la charge mentale, si ? Qu’en est-il du salaire ? De la charge psychique ? De la pression temporelle ? Et les consignes de la Direction qui encouragent l’utilisation des espaces collectifs ? Existe-t-il des études scientifiques qui montrent l'efficacité du flex office et/ou open space sur la performance au travail ?
La charge psychique a bien un rôle médiateur dans le sentiment de charge, tout comme la motivation. Le salaire participe à la motivation extrinsèque mais les études prouvent que cette dernière ne permet pas de ménager le sentiment de charge sur le long terme. « Dans toutes les enquêtes Qualité de Vie au Travail, le salaire n'arrive jamais comme premier critère même sur les fonctions les moins rémunérées » commente une participante. Le point de départ de tout aménagement est l’analyse de l’activité. On doit prendre en compte la charge psychique et la pression temporelle, ainsi que la charge cognitive pour savoir sur quoi agir en priorité. Par exemple, pour ce qui est de la pression temporelle, il faut savoir que dans la plupart des cas, elle est avant tout imposée par le salarié lui-même ou par ses pairs. On peut alors mettre en place des leviers pour réguler cette pression. L’attitude de la Direction est évidemment très importante dans le processus d’aménagement des espaces et de régulation de la charge mentale. Pour le moment, la plupart des entreprises ayant mis en place des open space étaient focalisées sur le gain de place et non sur le gain en efficacité et en convialité ni sur l’aménagement des espaces. Les études qui en ressortent démontrent donc les travers des open space et des flex office (des personnes qui préfèrent s’envoyer un mail plutôt que de parler de vives voix bien qu’elles soient côte à côte, des salariés portant tous des casques, l’effet du brouhaha sur la performance des salariés, etc…). « Je suis convaincue que ces résultats ne sont que le reflet d’une mauvaise utilisation de ces modes d’organisation » précise Lisa Jeanson. Certaines dirigeants ont pris conscience de l’importance d’analyser les usages avant la conception des espaces et mettent en place des lieux dédiés à l’expérimentation comme Garden chez Orange S.A. Quand on réduit la taille des open space et qu’on propose d’autres lieux adaptés aux différents types de tâches (comme les salles de réunion et des bureaux fermés), ça fonctionne !
Et si on veut personnaliser son bureau, comment fait-on en flex office ?
Aujourd’hui, le sens du « bureau » n’est plus le même qu’il y a 10 ou 20 ans. Auparavant, on parlait du bureau en tant qu’espace et dans l’imaginaire collectif, le bureau était le reflet de la reconnaissance de l’entreprise envers le salarié. Plus le bureau est beau, luxueux, situé en hauteur, grand, etc… et plus le salarié est haut placé dans la hiérarchie. Aujourd’hui, les rapports au sein des organisations tendent à devenir plus horizontaux et le salarié est nomade (et il le sera d’autant plus après la crise de la COVID 19). Son « bureau » n’est donc plus tellement un espace en tant que tel mais davantage un outil (son ordinateur par exemple).
>> Et enfin en image, les retours des participants sur leur appréciation du Webinaire
Pour plus d’information sur le réseau Alumni docteurs : Phdalumni@univ-lorraine.fr
