Factuel est allé à la rencontre de Mathilde Barthe, qui a récemment pris ses fonctions de chargée de mission au sein de la Direction Générale des Services (DGS).
Factuel : Pouvez-vous présenter en quelques mots le périmètre de la chargée de mission DGS ?
C’est un poste nouvellement créé, qui vient en appui de la direction générale des services. Les missions sont surtout tournées vers l’organisation et le fonctionnement internes : il s’agit de renforcer les liens entre les directions, délégations et composantes. Se rencontrer, se comprendre, c’est une priorité pour bien travailler ensemble, mais dans une organisation de la taille de l’Université de Lorraine, ce n’est pas évident.
Mon rôle est donc pour beaucoup un rôle de coordination, centré en particulier sur le projet « Facilitation » et sur l’animation des échanges et partages d’informations et de pratiques entre les secrétaires généraux, les référents ou responsables administratifs et la DGS. Il y a aussi des dimensions de conseil auprès du DGS, la construction d’expertise partagée avec les directions et les responsables et référents administratifs de composantes, de relais d’information, ainsi que de recueil de signaux faibles ou d’éléments d’alerte. Par ailleurs, j’aurai à piloter, à la demande du Directeur général, certains projets transverses qui se présenteront, au gré des actualités administratives (toujours nombreuses) de l’établissement.
Factuel : Quels sont les grands enjeux à venir dans le cadre de vos missions ?
Le premier enjeu est de donner corps au projet « Facilitation », porté par la Présidente, la Vice-Présidente, et s’appuyant sur la Commission du Conseil d’administration dédiée. Des démarches ont déjà été portées précédemment, des projets se dessinent ; il s’agit de les coordonner, de développer de nouvelles actions, de sensibiliser les différents acteurs pour répondre à cette ambition.
Le second est de bien comprendre quels sont les besoins d’information et de partage entre secrétaires généraux, les référents ou responsables administratifs et la DGS. J’ai ainsi commencé à rencontrer les RA, même si ce n’est qu’un premier pas. A l’échelle d’une organisation comme l’UL, les circuits d’information sont nombreux et les décisions nécessitent souvent d’associer les parties prenantes en amont, puis d’être expliquées en aval pour s’assurer du sens et d’une mise en œuvre réussie. Il est parfois difficile de mesurer tous les impacts ou effets de bord d’une décision, or la démarche de facilitation doit permettre de mieux prendre en compte cette dimension « systémique ».